Installeer Billit Invoicing via de marketplace, op één account of over je volledig bedrijf.
Installeer je op bedrijfsniveau, dan laat het systeem ons niet weten welk account je wil activeren. Na installatie kom je terecht op een "Activate account"-scherm waar je het Location ID invult van het account dat je wil inschakelen. Je vindt dat ID in je CRM onder Settings → Business Info. Herhaal deze stap voor elk account waarop je de app wil gebruiken.
Hiervoor heb je je eigen, apart betalend Billit.eu-account nodig. Dat account koop en beheer je rechtstreeks bij Billit.eu; het is niet inbegrepen in onze prijzen en wordt niet via ons gefactureerd.
Open de Instellingenpagina van de app en voeg twee waarden toe vanuit je Billit.eu-account:
We verifiëren beide waarden meteen bij Billit.eu zodra je opslaat, zodat je meteen weet of er iets fout is.
Voeg in een workflow de "Create Invoice"-actie toe, net na de stap waar een betaling of bestelling voltooid wordt. De actie heeft één veld nodig, het transaction ID, dat automatisch wordt ingevuld via de {{payment.transaction_id}} merge tag.
Vanaf dan maakt Billit Invoicing telkens automatisch de bijhorende factuur aan, elke keer de workflow draait voor een voltooide, live betaling. Testbetalingen worden apart gelogd en maken nooit een echte factuur aan.
Op de Instellingenpagina kan je een custom field in je CRM koppelen dat het BTW-nummer van je klant bevat. Eenmaal gekoppeld, worden facturen voor klanten met een BTW-nummer automatisch via Peppol verstuurd.
Is er geen veld gekoppeld, of heeft een specifieke klant geen BTW-nummer ingevuld, dan wordt de factuur aangemaakt en in plaats daarvan via e-mail verstuurd. Je kan ook "Disable email sending to individuals (B2C)" inschakelen als je facturen liever niet automatisch naar consumenten mailt. De factuur wordt dan nog steeds aangemaakt en als betaald gemarkeerd, maar niet verstuurd.
Elke factuurpoging wordt op het dashboard gelogd met één van de volgende statussen:
Voor alles gemarkeerd als "Needs review" of "Error" biedt het dashboard drie acties: Retry (opnieuw proberen met dezelfde instellingen), Send without VAT (B2C) (de factuur aanmaken zonder BTW-nummer, verstuurd via e-mail), en Manually resolved (markeren als opgelost, bijvoorbeeld als je de factuur zelf rechtstreeks in Billit.eu hebt aangemaakt).
Komt een betaling van een wallet-oplading (SaaS Mode) in plaats van een gewone bestelling, dan wordt die ook gemarkeerd als "Needs review". Zo'n betaling kan niet automatisch gefactureerd worden: je CRM geeft er geen BTW-tarief bij mee, en zonder dat kunnen we niet betrouwbaar zelf een tarief kiezen. Omdat er ook geen bestelling is om opnieuw te proberen, toont het dashboard in plaats daarvan een BTW-tarief-keuzelijst. Kies zelf het toepasselijke tarief en klik op Create invoice om de factuur met dat tarief aan te maken en naar Billit door te sturen, met het bedrag en de contactgegevens van die betaling.
Pas je de prijs van een lopend abonnement aan, dan blijft de onderliggende bestelling in je CRM-platform de oorspronkelijke prijs houden, terwijl de betaling wel met het nieuwe bedrag gebeurt. De app vergelijkt daarom elk factuurbedrag met wat er werkelijk geïnd is.
Wijkt het af, dan wordt de factuur opgebouwd uit de betaling zelf in plaats van uit de bestelling, met het btw-tarief van het product. In het factuurlogboek staat er dan een notitie bij met het gebruikte tarief, zodat altijd terug te vinden is waarom het bedrag afweek. Je hoeft dus niets te doen: prijzen aanpassen werkt gewoon.
In twee gevallen gebeurt dat bewust niet automatisch, en wordt de betaling geblokkeerd met een melding:
Maak die factuur dan rechtstreeks in Billit aan en markeer de regel daarna als "Manually resolved".
Bevat de eerste betaling van een abonnement een eenmalige opstartkost, dan zit die wel in het totaalbedrag van de bestelling maar niet in de afzonderlijke productregels. De factuur wordt daarom opgemaakt voor het volledige betaalde bedrag, inclusief die opstartkost, op één regel.
Wijzig je het product van een lopend abonnement? Dan blijft de oorspronkelijke productomschrijving op de factuur staan. De bestelling in je CRM-platform is een momentopname van bij het aanmaken van het abonnement en wordt nadien niet meer bijgewerkt: het nieuwe product komt daar nergens in voor. Het bedrag op de factuur klopt wel, want dat komt uit de betaling zelf.
Zet daarom het lopende abonnement stop en maak een nieuw abonnement aan wanneer je een ander product of een ander btw-tarief wilt toekennen. Dat is de enige manier waarop de omschrijving én het btw-tarief op de factuur blijven kloppen. Wijzigt het btw-tarief namelijk op een lopend abonnement, dan melden zowel de bestelling als de btw-rapportage nog het oude tarief, en is die wijziging voor de app niet zichtbaar.
Voeg een meldings-e-mailadres toe op de Instellingenpagina, en we mailen dat automatisch zodra een factuur je aandacht nodig heeft, zoals een ongeldig BTW-nummer, een ontbrekend e-mailadres, of een mislukte verzending. Geen workflow of automatisering nodig: het werkt vanaf het moment dat je een e-mailadres opslaat, en stopt zodra je het veld leegmaakt. Elke e-mail linkt rechtstreeks naar de betreffende rij in je dashboard.
Je kan meerdere adressen toevoegen door ze te scheiden met een komma, bijvoorbeeld als je ook je boekhouder wil laten meelezen.
Elk plan omvat een vast aantal facturen per maand. Ga je daarboven, dan worden extra facturen per stuk gefactureerd aan het overage-tarief van je plan. Geen opstartkost en geen aparte factuur van ons: overage wordt rechtstreeks via je CRM-account gefactureerd, via de facturatie van je CRM.
Je huidige plan en verbruik deze maand staan op het dashboard. Je kan je plan op elk moment wijzigen of opzeggen via de "Manage subscription"-link daar, die je naar de abonnementsinstellingen van de app brengt.
De meeste problemen zie je rechtstreeks op het dashboard als een "Needs review"- of "Error"-status met uitleg. Klopt er iets niet dat het dashboard niet verklaart, of heb je een andere vraag, neem dan contact op via info@yanisdm.com.
Versie 1.4.3 · 17 oktober 2026
Billit Invoicing wordt voortaan aangeboden onder de naam Yanis DM. De voorwaarden en het privacybeleid zijn bijgewerkt met de nieuwe naam, het nieuwe adres en het contactadres info@yanisdm.com. Aan de werking van de app verandert niets.
Versie 1.4.2 · 28 september 2026
De knop "Retry" in het factuurlogboek controleerde het bedrag niet, waardoor een herpoging alsnog het bedrag van de bestelling kon factureren in plaats van het betaalde bedrag. Die knop volgt nu dezelfde controle als de automatische verwerking. Daarnaast is verduidelijkt hoe de app omgaat met eenmalige opstartkosten en met een productwijziging op een lopend abonnement: zie het hoofdstuk "Wijzigingen op lopende abonnementen".
Versie 1.4.1 · 28 september 2026
Een prijswijziging op een abonnement werd niet altijd automatisch verwerkt. Je CRM-platform kan voor één betaling drie verschillende bedragen rapporteren: de oorspronkelijke prijs op de bestelling, een eerder gehanteerde prijs in de btw-rapportage, en het bedrag dat werkelijk geïnd is. In dat geval werd de betaling geblokkeerd. Nu wordt de factuur gewoon opgebouwd uit het geïnde bedrag, met het btw-tarief van het product, en staat dat tarief ook in de notitie bij de factuur. Bestellingen met meerdere producten of meerdere btw-tarieven blijven bewust geblokkeerd, en er is een nieuw hoofdstuk "Prijswijzigingen op abonnementen" met alle details.
Versie 1.4.0 · 17 september 2026
Wijzig je de prijs van een lopend abonnement, dan houdt je CRM-platform de oorspronkelijke prijs in de onderliggende bestelling terwijl er wel het nieuwe bedrag wordt geïnd. Daardoor kon er een factuur ontstaan voor een ander bedrag dan de klant betaalde. Het bedrag op de factuur wordt nu altijd getoetst aan wat er werkelijk geïnd is. Klopt het niet, dan wordt de factuur opgebouwd uit de betaling zelf, inclusief het juiste BTW-tarief. Heeft een bestelling meerdere producten of meerdere BTW-tarieven, dan valt niet te herleiden welk product veranderde: die betaling wordt dan geblokkeerd met een duidelijke melding, zodat er nooit een document uitgaat voor een verkeerd bedrag. Verder: een BTW-tarief dat in België niet bestaat wordt voortaan geweigerd in plaats van stil op 21% gezet, foutmeldingen in het dashboard en de meldingsmails zijn leesbaarder geworden, en je Billit API-sleutel wordt niet langer naar je browser teruggestuurd.
Versie 1.3.1 · 2 september 2026
Een proefperiode leverde soms toch een factuur op voor de volledige abonnementsprijs, terwijl er voor die eerste betaling niets geïnd werd, ongeacht de duur van de proefperiode. Zulke transacties verschijnen nu in de log als "Trial - no charge" en worden niet meer doorgestuurd naar Billit.
Versie 1.3.0 · 27 augustus 2026
Betalingen op een factuur die je in het CRM zelf opmaakt, mislukken niet langer. Ze verschijnen in de log als "Invoiced in CRM", met het factuurnummer erbij, en worden bewust niet naar Billit doorgestuurd: die factuur bestaat daar al met een eigen nummer, en een tweede document voor dezelfde verkoop hoort niet in je boekhouding.
Versie 1.2.0 · 17 augustus 2026
Betalingen van een wallet-oplading (SaaS Mode) mislukken niet langer. Ze worden gemarkeerd als "Needs review" met een BTW-tarief-keuzelijst, zodat je de factuur alsnog kan aanmaken.
Versie 1.1.0 · 30 juli 2026
Billit Invoicing is publiek beschikbaar op de marketplace na grondig testen als private app. Nieuw: automatische meldingen bij problemen, duidelijkere prijzen per plan, en diverse verbeteringen aan dashboard en instellingen.